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Career Guide 撰寫員工升職公告電子郵件的 10 個技巧

1 min read

撰寫員工升職公告電子郵件的 10 個技巧

請遵循這篇文章中列出的 10 個秘訣，包括設定正確的基調、強調成就、使用簡潔的格式、將訊息個人化，以及以感謝作為結尾。

Cindy Angelia

Updated Jul 29, 2024

撰寫員工升職公告電子郵件的 10 個技巧

內部晉升在組織中至關重要。內部晉升肯定並獎勵員工的辛勤工作和奉獻精神，同時也支持人才的成長和保留。內部晉升讓員工有職涯發展的感覺，並激勵他們發揮最佳表現。

內部升遷公告電子郵件有三個主要目標：

  • 正式傳達晉升消息
  • 慶祝員工的成就
  • 培養正面的工作環境。

這些電子郵件也是分享有關新職責、機會和轉職計畫的資訊，同時鼓勵同事的祝賀和支持。

以下是發送有效內部升遷公告電子郵件的 10 個基本秘訣，可吸引您的團隊並宣揚您的雇主品牌。

1. 以個人化的方式接觸

以溫馨的問候語開始您的電子郵件，並提及晉升員工的姓名。個人化的訊息可表達感謝之意，並建立正面的氛圍。

這包括直呼獲晉升員工的姓名，並肯定他們的成就和貢獻，這些成就和貢獻促成了他們的晉升。

透過肯定他們的具體成就，您可以讓公告更有意義，並顯示他們的努力工作受到重視和讚賞。個人化會為電子郵件增添一抹真摯和真實的色彩，使其對獲晉升員工而言更具影響力和吸引力。

您可以使用員工的姓名來表達祝賀，例如

  • 主旨電子郵件： 恭喜 [員工姓名] 升任 [新職位]！
  • 親愛的 [員工姓名］
  • 我很高興宣佈 [員工姓名] 晉升為 [新職位]。這次晉升證明 [他/她] 的傑出表現以及對 [公司名稱] 的貢獻。

2. 肯定員工的成長與發展

慶祝員工的成就和貢獻能為晉升員工創造自豪感和動力，展現組織獎勵內部人才的承諾。這樣可以強化內部晉升對職業發展和員工投入度的正面影響。

您可以使用這個範例來談論他們的成長與發展：

  • [員工姓名]持續展現[列出具體技能或品質]，並在[提及具體成就或專案]中扮演重要角色。[他/她]的新角色將讓[他/她]進一步[描述新的職責或機會]。
  • [員工姓名]一直是我們成功不可或缺的一部分，對[提及具體貢獻或專案]貢獻良多。[他/她的]新角色將允許[他/她]進一步[描述新的職責或機會]。
  • [員工姓名] [X 年/月] 以來一直是我們團隊的寶貴成員，持續展現出卓越的 [技能/品質]，並為 [特定專案/計畫] 做出重大貢獻。她的奉獻精神、創新思維和協作精神確實讓她脫穎而出。

3. 表達真誠的讚賞

對獲晉升的員工的辛勤工作和承諾表示感謝。同時，感謝團隊的支持與合作，強調集體努力為公司的成功做出了貢獻。

範例： [員工姓名

[員工姓名]，您的晉升證明了您的努力工作和承諾。我們感謝您的貢獻，並期待看到您在新崗位上的傑出表現。

4. 解釋影響和好處

這可以透過強調晉升員工目前將承擔的新職責和獲得的新機會，展示他們的技能和能力來實現。表達對獲擢升員工的能力和資歷的信心，有助於向員工灌輸自豪感和激勵感，同時也能強化他們對組織的價值。

透過強調晉升的正面意義，電子郵件可以在團隊中創造興奮與熱情，同時也能肯定晉升員工的成就。

員工晉升的好處包括

  • 加薪： [說明增加的百分比或金額]。
  • 額外福利： [詳細說明任何新的福利或津貼，例如獎金結構改變、股票選擇權或特定津貼]。
  • 職涯發展： [解釋此次晉升如何與職業成長和發展機會相結合]。

5. 提供過渡與繼任資訊

在撰寫內部晉升公告電子郵件時，必須詳細說明被晉升員工目前職務的交接計畫，包括職責的委派和匯報管道的變更。

提及懸空職位的繼任計畫可展現主動的人才管理，並確保順利的延續性。提供這些資訊可以促進團隊的明確性，並展示組織對內部晉升的策略方法。

為了確保順利交接，您可以列出詳細的計劃，其中包括

  • 訓練與支援： 您將從 [日期] 開始接受全面的訓練計畫，該計畫是為了讓您掌握新職務所需的技能和知識而量身打造的。
  • 交接過程： 在接下來的【時間段】內，您將與【現任職位持有人姓名】密切合作，以促進職責的順利交接。此流程將確保 [特定專案、任務等] 的連續性。
  • 指導： 您將與我們領導團隊中的一位指導者配對，在您轉換到新職務時，指導者將為您提供指導和支援。

6. 鼓勵反饋與提問

在撰寫內部升遷公告電子郵件時，一定要包含升遷員工或相關人力資源人員的相關聯絡資訊。

這可以包括電子郵件地址、電話號碼或任何其他通訊方式，讓收件者可以用來尋求其他資訊或表達祝賀。

提供方便的詳細聯繫方式不僅能顯示專業性，也能鼓勵開放式的溝通與參與。它允許收件人聯絡以獲取更多詳細資訊或表達他們的祝賀，從而營造一個積極和支持性的工作環境。

範例：

如果您對晉升和轉職有任何問題或需要協助，請隨時聯絡 [聯絡人姓名]。我們很高興您將繼續為我們的團隊帶來正面的影響，並期待您在新崗位上繼續取得成功。

7. 包含行動呼籲 (CTA)

使用 Epicareer for Employers 鼓勵員工探索公司內部的機會或推薦潛在候選人。

例如，「請聯絡 [員工的主管]，討論您未來的計劃和目標」。

8. 以感謝或正面的筆調結束！

一封有效的內部升遷公告電子郵件應該對被升遷的員工的努力工作、奉獻和對組織的貢獻表達真誠的感謝。

肯定他們的成就並欣賞他們的努力是非常重要的。同樣地，對於團隊、同事或利害關係人等電子郵件收件人的支持表示感謝也同樣重要。

以感謝作為電子郵件的結尾，不僅能表現出專業性，也能強化正面和欣賞的語氣，促進正面的工作文化，並在組織內建立良好的關係。

舉例來說

  • 我們很高興您將繼續為我們的團隊帶來正面的影響，並期待您在新崗位上繼續取得成功。
  • 再次祝賀您當之無愧的晉升！
  • 再次祝賀 [員工姓名] 當之無愧的晉升！您的成功鼓舞了我們所有人。
  • 感謝您的辛勤工作，並期待您的新角色！

9. 校對與編輯以確保準確性

校對和編輯對於一封成功的內部升遷公告電子郵件而言至關重要。

檢查錯誤、錯誤字彙並確保所有資訊的正確性至關重要。錯誤可能會影響可信度和專業性，並造成員工混淆。

花時間仔細校對、編輯可確保有關晉升員工及其新職務的訊息清晰、準確、可靠，有助於成功的內部晉升公告。

10. 別忘了簽名

簽名可展現專業性與正式性。它表示該電子郵件是來自公司的正式通訊，強調公告的重要性。

簽名增加了個人風格，讓訊息感覺真誠且發自內心。這表示認可來自真人，而不是不露面的實體。

在簽名中包含您的詳細聯絡資訊，可讓收件人在有問題或需要進一步資訊時，輕鬆與您聯繫。這種透明度可以培養信任和開放的溝通。

專業簽名範例：

最誠摯的問候、

[您的姓名］

[您的職位］

[公司名稱］

[電子郵件地址］

[電話號碼］

[公司標誌］

[公司網站］

[LinkedIn 簡介］

請參考職涯指南，取得必要的人力資源工具與指導。

Cindy Angelia

人才招募經理

我擁有強大的人力資源與人才管理背景，熱衷於創造正面的應徵者體驗，並培養成長與發展的文化。我的策略性招聘方法確保我們能吸引並留住業界最優秀的專業人才。

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