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菲律賓雇員背景調查：雇主的簡單指南
瞭解如何通過菲律賓員工背景調查來保護您在香港的公司。 我們的指南有助於確保您的新員工合格可靠。
Updated Aug 12, 2024
菲律賓雇員背景調查：雇主的簡單指南在從菲律賓招聘員工時，進行徹底的背景調查對於確保候選人具備他們聲稱的資格和誠信至關重要。
在菲律賓，就業前背景調查不僅是一種程式上的形式，也是降低基於偽造檔案招聘風險的重要一步。
隨著香港雇主越來越多地向菲律賓尋求人才，瞭解和實施這些檢查對於維護組織的誠信和成功至關重要。
為什麼背景調查如此重要？
招聘流程的完整性直接影響組織的安全、績效和聲譽。
儘管菲律賓政府正在努力打擊檔案欺詐，但偽造土地所有權、經理支票、許可證和教育文憑等問題仍然普遍存在。 對於雇主，尤其是菲律賓境外的雇主來說，在沒有專業知識的情况下識別偽造檔案可能具有挑戰性。
進行全面的背景調查有助於核實候選人提交檔案的真實性。
這種做法不僅可以確保您雇用合格和值得信賴的個人，還可以保護您的公司免受潜在的法律影響，維護您的聲譽，並加强對行業法規的遵守。
此外，徹底的背景調查通過保護現有員工、客戶和公眾，有助於營造安全的工作環境。
菲律賓求職者所需的關鍵檔案
尋求雇傭菲律賓人才的新加坡雇主應該熟悉在菲律賓招聘過程中通常要求的關鍵檔案。
這些檔案對於核實候選人的身份、犯罪史、教育、就業史和專業資格的各個方面至關重要：
- 出生證明：確定候選人的身份，包括他們的年齡和出生地。
- 政府頒發的身份證：國民身份證、護照或駕駛執照，用於額外的身份驗證。
- 警詧許可和國家調查局（NBI）許可：對於在地方和國家層面檢查候選人的犯罪記錄至關重要。
- 文憑和成績單（TOR）：核實候選人的教育背景和資格。
- 就業證書（COE）：確認候選人之前的工作經驗和表現。
- 專業執照：受監管職業所需，驗證候選人是否有權從事其職業。
這些檔案提供了候選人背景的全面概述，確保您擁有做出明智招聘决定所需的所有資訊。
關鍵申請文件的詳細驗證流程
1.出生證明和政府頒發的身份證的身份驗證
核實候選人的身份是背景調查過程中的第一步，也是最基本的一步。 確保所提供的個人資訊準確無誤並與官方記錄相匹配，對於確定候選人的真實身份至關重要。
流程
- 使用菲律賓統計局（PSA）電子驗證移動應用程序驗證出生證明。 該應用程序允許雇主根據列印的安全紙（SECPA）驗證顯示的資訊。
- 對於其他政府頒發的身份證，如國民身份證，使用身份證中嵌入的二維碼功能確認候選人的全名、出生日期、性別和出生地等詳細資訊。
- 如果某些ID沒有二維碼功能，則可能需要手動驗證。 這可能涉及與發行政府機構的直接詢問。
周轉時間
PSA電子驗證應用程序和二維碼掃描通常會提供即時結果。 然而，根據相關政府機構的反應，手動驗證可能需要更長的時間。 為了加快這一過程，可以考慮與協力廠商背景調查提供商合作。
2.通過警方和NBI審查犯罪記錄
檢查候選人的犯罪記錄對於評估他們是否適合該職位至關重要，特別是對於涉及信任、安全或敏感資訊的職位。 無犯罪記錄可確保候選人不會對您的組織構成風險。
流程
- 要求候選人提交有效的警詧許可證和NBI許可證。 警詧許可提供有關地方一級任何犯罪活動的資訊，而國家調查局許可涵蓋國家記錄。
- 使用NBI線上驗證門戶驗證NBI許可的真實性。 雇主可以輸入NBI ID號來檢查許可是否有效和最新。
局限性
NBI許可不包括民事案件，尚未記錄在NBI資料庫中的犯罪（例如，仍在調查中的案件）可能不會被反映出來。 為了進行更全面的犯罪背景調查，特別是對於高風險角色，可以考慮將這項任務外包給專門的背景篩查公司。
周轉時間
NBI線上驗證門戶可以提供即時結果。 然而，根據當地政府的處理時間，人工檢查，特別是警詧清關，可能需要更長的時間。
3.學歷證明和成績單
核實候選人的教育背景至關重要，特別是對於需要特定資格的職位。 確保候選人真正獲得了他們聲稱的學位或證書，對於評估他們執行工作的能力至關重要。
流程
- 直接聯系教育機構，核實文憑和成績單的真實性。 這包括確認獲得的學位、出席日期、畢業日期以及獲得的任何榮譽或認可。
- 一些機构可能需要通過電子郵件或表格提出正式請求，而另一些機构可能允許通過預定的電話進行驗證。
周轉時間
教育驗證所需的時間可能差异很大，從幾天到幾周不等，具體取決於機构的流程和響應能力。 與背景篩查平臺合作可以簡化這一過程並减少等待時間。
4.通過就業證明核實就業歷史
對於需要特定經驗水准或技能的職位，驗證候選人的工作經歷至關重要。 確認應聘者擁有他們聲稱的經驗有助於確保他們非常適合這份工作。
流程
- 直接聯系候選人的前雇主，以核實就業證明（COE）中提供的資訊。 這包括核實雇傭期限、職位和整體表現。
- 雖然COE提供了基本的就業細節，但可能需要進行額外的詢問，以更深入地瞭解候選人在以前職位上的責任和貢獻。
周轉時間
此檢查所需的時間取決於候選人以前雇主的反應以及您需要驗證的以前職位的數量。 使用Veremark等服務可以通過自動化査詢和跟進來加快流程。
5.執照專業資格驗證
對於護理、工程或教學等受監管職業的職位，驗證候選人是否持有有效的專業執照至關重要。 這確保了他們在法律上有資格從事自己的職業。
流程
- 使用專業監管委員會（PRC）線上驗證平臺驗證候選人的執照。 該平臺允許雇主檢查候選人是否是注册專業人士，是否持有有效執照，是否通過了必要的委員會考試。
- 雇主還可以查看候選人的董事會考試評分、執照注册日期和到期日期。 然而，該平臺不提供候選人的專業背景或對其領域的重大貢獻的資訊。
周轉時間
中國線上驗證平臺提供即時結果，使這一過程快速高效。 有關候選人職業史的更多詳細資訊，請考慮與背景篩查提供商合作。
菲律賓專業監管委員會（PRC）許可證
額外的就業前背景調查
根據具體的角色和行業，新加坡雇主還可以考慮進行以下額外的背景調查：
1.信用歷史檢查
信用歷史檢查對於金融、銀行和法律領域的角色尤其重要，在這些領域，財務誠信至關重要。 候選人的信用記錄可以提供有關其財務責任和可信度的見解。
流程
- 在菲律賓，考生可以從信用資訊公司等經認證的信用機构獲得信用評分，但需要付費。
- 雇主可以要求候選人提交信用報告，或與背景調查提供商合作以獲取此資訊。
2.社交媒體檢查
社交媒體檢查可以提供對候選人性格和公眾形象的額外見解，這可能與需要高水准公眾互動或代表公司的角色有關。
流程
- 雖然許多雇主通過瀏覽候選人的公開資料進行臨時的社交媒體檢查，但對於高級或敏感職位可能需要更徹底的審查。
- 這可能涉及分析候選人的社交媒體活動，以識別任何潜在的問題行為，例如可能對公司產生負面影響的不當評論或帖子。
遵守2012年《數據隱私法》
對菲律賓雇員進行背景調查的新加坡雇主必須遵守2012年《數據隱私法》。 該法律規定了在背景調查期間如何收集、處理和存儲個人數據，以確保候選人的隱私權得到保護。
同意書
雇主在收集個人數據進行背景調查之前，必須獲得候選人的明確同意。 必須告知候選人將收集哪些數據，為什麼需要這些數據，以及如何使用這些數據。
叫做數據縮小
只應收集相關資訊，並應僅限於背景調查所需的資訊。
資料安全
雇主必須採取適當的組織和科技措施，保護收集的個人數據免受未經授權的訪問、披露或遺失。
數據保留
個人數據只應保留為滿足背景調查目的所需的時間，之後應安全删除或匿名化。
數據主體權利
候選人有權訪問、更正或反對對其個人數據的處理。 雇主必須為候選人提供行使這些權利的機制。
不遵守《數據隱私法》可能會導致重大處罰，包括罰款和監禁，以及損害雇主的聲譽。
如何處理背景調查
在决定是在內部進行背景調查還是將其外包給專業提供商時，新加坡雇主應考慮以下因素：
1.內部背景調查
優勢：
- 更好地控制流程，包括根據特定需求量身定制檢查的能力。
- 與候選人和前雇主直接互動，以獲取更詳細的資訊。
- 節省成本，特別是對於招聘需求有限的小型組織。
挑戰：
- 需要大量的行政努力和資源，特別是在跨國界核查檔案方面。
- 確保法律符合當地法律，如《數據隱私法》，可能很複雜。
- 可能缺乏檢測複雜檔案欺詐或進行全面檢查的專業知識和工具。
最適合：雇傭人數較少的小型公司，以及熟悉進行背景調查的法律和行政要求的成熟人力資源團隊。
2.外包背景調查
優勢：
- 獲得專業知識、科技和資源，以進行徹底和準確的檢查，包括國際核查。
- 減輕人力資源團隊的管理負擔，使他們能够專注於其他戰畧任務。
- 確保遵守當地法規和最佳實踐，最大限度地降低法律糾紛的風險。
挑戰：
- 與雇傭協力廠商提供商相關的成本更高，特別是對於大量或複雜的支票。
- 對流程的直接控制較少，這可能會導致更標準化的方法，可能無法完全符合您的特定需求。
- 如果供應商的流程與您的招聘時間表不一致，則可能會出現延誤。
最適合：有大量招聘需求的大型組織或公司，尤其是那些在國際上招聘的組織或公司。在這些組織或公司中，當地法規和實踐方面的專業知識至關重要。
常見問題解答
背景調查在菲律賓合法嗎？
是的，背景調查在菲律賓是合法的，但必須按照具體的法律準則和規定進行，以保護個人的權利。 菲律賓管理背景調查的主要法律框架是2012年《數據隱私法》（第10173號共和國法案）。
我如何査詢我在菲律賓的犯罪記錄？
要檢查您在菲律賓的犯罪記錄，您可以獲得NBI或警詧許可。 對於NBI清關，請在NBI清關線上服務上線上註冊，支付費用，並使用有效的身份證進行生物識別。
除非需要進一步核實，否則通常會在當天簽發許可證。 要獲得警詧許可，請持有效身份證前往當地PNP警察局，填寫申請表，支付費用，並提供生物識別資訊。 這種許可通常可以立即獲得。 兩者通常有效期為一年。
在菲律賓，背景調查的費用是多少？
在菲律賓，背景調查的費用會根據調查類型和提供者的不同而有所差異。以下是一般費用的大致說明，並以港幣（HKD）為單位：
- NBI證明：約PHP 130–150（約HKD 18–21）。
- 警察證明：通常為PHP 100–150（約HKD 14–21）。
- 就業背景調查：如果外包給第三方提供者，費用範圍約為PHP 1,000至PHP 5,000（約HKD 140–700），具體取決於調查的深度和所包含的服務。
背景調查能否揭示菲律賓過去的雇主？
是的，背景調查可以揭示菲律賓過去的雇主。 在雇傭歷史驗證過程中，雇主可以通過以下管道驗證候選人之前的工作職位、雇傭期限和角色：
- 就業證明：由前雇主提供，概述工作細節。
- 直接驗證：直接聯系前雇主以確認雇傭歷史。
- 然而，所披露資訊的程度取決於所提供檔案的準確性和前雇主的反應。
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Cindy Angelia
人才招募經理
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